IT重説の完全攻略法！トラブル回避と業務効率化を実現する5つの実践ポイント

2022年5月の宅建業法改正により完全解禁となったIT重説。しかし、現場では「通信が途切れたらどうする？」「録画データの管理方法は？」「高齢者への対応は？」といった実務上の悩みが絶えません。

本記事では、年間1,000件以上のIT重説を実施する大手不動産会社の成功事例をもとに、明日から使える実践的なノウハウを徹底解説。法令遵守はもちろん、顧客満足度向上と業務効率化を両立させる具体的な方法をお伝えします。

IT重説とは？法改正で変わった不動産業界の新常識

デジタル化がもたらす契約業務の革新

IT重説（ITを活用した重要事項説明）は、パソコンやタブレット端末を使用し、オンライン上で重要事項説明を行う手法です。国土交通省の調査によると、2024年時点で全国の不動産会社の約68％がIT重説を導入済み、もしくは導入予定としています。

従来は対面での説明が義務付けられていた重要事項説明ですが、段階的な規制緩和を経て、賃貸借契約では2017年10月から、売買契約では2021年3月から本格運用が開始。そして2022年5月には、電子書面交付も含めた完全デジタル化が実現しました。

押さえておくべき法的要件と実施条件

IT重説を適法に実施するには、以下の4つの要件を満たす必要があります。

1. 双方向でやりとりできるIT環境の整備 映像と音声を同時かつ双方向でやり取りできる環境が必須。単なる電話やメールでの説明は認められません。

2. 重要事項説明書等の事前送付 説明を受ける側が、手元で書面を確認できる状態にしておく必要があります。電子書面での交付も可能ですが、相手方の承諾が前提条件です。

3. 宅地建物取引士証の提示 画面上で取引士証を提示し、相手方が内容を読み取れることを確認。顔写真、氏名、登録番号が明確に視認できる必要があります。

4. IT環境の事前確認 接続テストを実施し、映像・音声の品質、書類の視認性を確認。トラブル時の代替手段も事前に取り決めておくことが重要です。

実践編：スムーズなIT重説実施の5ステップ

ステップ1：事前準備の徹底がトラブル防止の鍵

IT重説の成否は、事前準備で8割決まると言っても過言ではありません。まず重要なのが、使用するツールの選定です。

推奨ツールの選定基準：

• 録画機能の有無（トラブル時の証拠保全）
• 画面共有機能の充実度
• セキュリティレベル（暗号化通信対応）
• 操作の簡便性（顧客の ITリテラシーを考慮）

実際に多くの不動産会社が採用しているのは、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどの汎用ツール。一方で、不動産業界専用のIT重説システムも登場しており、重要事項説明書の電子署名機能や、説明進捗の管理機能などが統合されているのが特徴です。

ステップ2：顧客への事前説明と同意取得のポイント

IT重説の実施にあたっては、顧客の明確な同意が不可欠。単に「オンラインでよろしいですか？」と聞くだけでは不十分です。

効果的な説明方法： 「ご自宅にいながら重要事項説明を受けられるIT重説という方法があります。移動時間が省けるうえ、ご家族と一緒に説明を聞くこともできます。もちろん、ご希望であれば従来通り対面での説明も可能です」

このように、メリットを具体的に伝えつつ、選択肢を提示することで、顧客の納得感を高められます。

ステップ3：接続テストで確認すべき重要項目

本番の3日前までには必ず接続テストを実施。この際、以下の項目を必ずチェックしましょう。

チェックリスト：

• 映像の鮮明度（取引士証の文字が読める）
• 音声の明瞭度（エコーやハウリングがない）
• 通信の安定性（5分以上途切れない）
• 書類の視認性（図面や文字が判読可能）
• 録画機能の動作確認
• バックアップ通信手段の確認

特に重要なのが、通信トラブル時の対応方法の共有。「もし途中で接続が切れた場合は、すぐにお電話を差し上げます」といった具体的な取り決めをしておくことで、顧客の不安を軽減できます。

ステップ4：本番実施時の進行テクニック

IT重説当日は、対面以上に丁寧な進行を心がける必要があります。画面越しでは相手の理解度が把握しづらいため、こまめな確認が欠かせません。

実施時のコミュニケーション術：

• 冒頭で録画の承諾を得る
• 章ごとに「ここまでで何かご質問はありますか？」と確認
• 専門用語は噛み砕いて説明
• 重要な部分は画面共有でハイライト表示
• 説明時間の目安を事前に伝える（平均45分程度）

実際の現場では、「今から〇〇について説明します」「画面は見えていますか？」といった声かけを頻繁に行うことで、一方的な説明にならないよう配慮することが重要です。

ステップ5：アフターフォローと記録管理の重要性

IT重説終了後も、適切なフォローアップが顧客満足度を左右します。

推奨されるアフターフォロー：

• 説明内容の要約メールを送付
• 追加質問の受付窓口を明示
• 録画データの保管期間を通知（推奨：5年以上）
• 契約締結までのスケジュール確認

また、録画データの管理については、個人情報保護の観点から厳重な管理が求められます。クラウドストレージを利用する場合は、アクセス権限の設定やパスワード管理を徹底しましょう。

よくあるトラブルと解決策

ケース1：高齢者対応の課題

70歳以上の顧客からは「操作が難しそう」という声が多く聞かれます。この場合、家族の同席を提案したり、事前に操作マニュアルを送付したりすることで対応可能です。

ある不動産会社では、高齢者向けに「IT重説体験会」を定期開催。実際に体験してもらうことで、不安を解消し、スムーズな本番実施につなげています。

ケース2：通信環境の不安定さ

地方や郊外では、通信環境が不安定なケースも少なくありません。この対策として、以下の方法が有効です。

具体的な対策：

• 有線LAN接続の推奨
• モバイルWi-Fiの貸出サービス
• 最寄りの店舗での実施提案
• 時間帯を変えての再実施

ケース3：本人確認の難しさ

画面越しでは、なりすましのリスクが懸念されます。この対策として、運転免許証などの身分証明書を画面に提示してもらい、事前に提出された書類と照合する手順を標準化している企業が増えています。

業界の最新動向とIT重説の進化

AIとの融合で変わる重要事項説明

2024年以降、AIを活用した重要事項説明支援システムが注目を集めています。説明漏れの防止、理解度の自動判定、多言語対応など、従来の課題を技術で解決する試みが進んでいます。

大手不動産ポータルサイトの調査によると、IT重説を経験した顧客の満足度は87％と高水準。特に「移動時間の削減」「録画による説明内容の再確認」がメリットとして挙げられています。

フランチャイズ加盟で得られる競争優位性

IT重説の導入には、システム投資や社内教育など、相応のコストと時間がかかります。この点、大手フランチャイズに加盟することで、既に確立されたシステムやノウハウを活用できるメリットは大きいでしょう。

特に注目すべきは、本部による継続的なサポート体制。法改正への対応、最新ツールの導入支援、トラブル事例の共有など、単独では難しい情報収集と対策立案が可能になります。実際、フランチャイズ加盟店のIT重説実施率は、独立系店舗と比較して約1.5倍高いというデータもあります。

まとめ：IT重説成功の3つの要諦

IT重説を成功させるためには、「準備の徹底」「顧客目線の対応」「継続的な改善」の3つが不可欠です。

技術的な側面だけでなく、顧客とのコミュニケーション方法や、トラブル時の対応策まで、総合的な体制構築が求められます。法令遵守はもちろん、顧客満足度の向上と業務効率化を両立させることで、競合他社との差別化も図れるでしょう。

デジタル化の波は今後さらに加速します。IT重説はその第一歩に過ぎません。早期に導入し、ノウハウを蓄積することが、将来的な競争力の源泉となることは間違いありません。

今こそ、変化を恐れず、新たな時代の不動産業務にチャレンジする絶好の機会。適切なパートナーと共に、デジタル変革の波に乗り遅れないよう、着実に準備を進めていきましょう。