不動産業務効率化ツール完全ガイド｜賃貸仲介会社が”今すぐ導入すべき”5つの領域と選び方のコツ
「人が足りない。でも、売上は落とせない」——。 この切実な声が、いま全国の不動産賃貸仲介会社から聞こえてくる。厚生労働省の「令和6年雇用動向調査結果の概要」によれば、不動産業の離職者数は入職者数を上回り、慢性的な人手不足が業界を揺るがしている。さらに、大手不動産ポータルサイトの普及により物件情報の比較が容易になったことで、顧客はかつてないほど”目が肥えた”存在になった。限られたスタッフで、よりスピーディーかつ質の高い対応が求められる——この矛盾を解くカギが「業務効率化ツール」だ。
本記事では、不動産賃貸仲介業に従事する経営者や現場責任者に向けて、CRM、物件管理システム、RPA、電子契約、AI活用といった業務効率化ツールの選び方と活用法を、最新データと事例をもとに徹底解説する。「何から手をつければいいのかわからない」という方も、読み終えるころには自社にとって最適な一手が見えてくるはずだ。
不動産賃貸仲介業を取り巻く”効率化待ったなし”の現実
業界全体がDXに動き出している
不動産テック企業7社と全国賃貸住宅新聞が共同で実施した「不動産業界のDX推進状況調査 2025」によると、回答者の実に98.6%が「DXを推進すべき」と答えた。また、DX経験者の76.2%が「効果を実感している」と回答しており、その効果の上位に挙がったのは「従業員の生産性向上」「残業時間の削減」「業績の向上」だった。
注目すべきは、DXに3年以上継続して取り組んでいる企業が全体の約3分の1に達している点だ。つまり、ツール導入は一過性のブームではなく、成果を出し続けるための”経営の基盤”として定着しつつある。
それでも残る「DX疲れ」という壁
一方で、同調査では約34%が「DX疲れ」を感じているとも報告されている。その主な理由は「複数のシステムを使い分けることの難しさ」「システム同士が連携していないことによる不便さ」。つまり、ツールを”導入すること”自体がゴールになってしまい、現場の業務フローと噛み合っていないケースが少なくないのだ。
ここに、業務効率化ツール選びの本質がある。大切なのは「何を入れるか」ではなく「自社のどの課題を、どう解決するか」から逆算してツールを選ぶことだ。
賃貸仲介会社が注目すべき”5つの効率化領域”
業務効率化ツールは多種多様だが、賃貸仲介業に絞ると、特に効果が大きい5つの領域が見えてくる。それぞれの役割と導入効果、選び方のポイントを順に解説する。
領域①：顧客管理システム（CRM）——追客の質が売上を左右する
賃貸仲介業において、反響から来店、そして成約に至るまでの顧客対応は、売上に直結する最重要プロセスだ。しかし、多くの会社でこのプロセスが属人化しており、担当者の経験やスキルに依存している。
CRMが解決する課題：
- 大手不動産ポータルサイトからの反響情報を自動取り込みし、対応漏れを防止
- 顧客の希望条件や行動履歴を一元管理し、最適なタイミングで物件を提案
- 自動追客メールやLINE連携で、営業時間外のフォローも実現
- 店舗別・担当者別の返信率や来店率を可視化し、組織全体の営業力を底上げ
ある賃貸仲介会社では、CRM導入後にメール対応のスピードが平均40%向上し、来店率が1.3倍に伸びたという報告もある。CRMは「導入コストが高い」というイメージを持たれがちだが、賃貸仲介業に特化したクラウド型CRMであれば、月額数万円台から始められるものも多い。
選び方のコツ： 自社が利用している大手不動産ポータルサイトとの連携がスムーズかどうかは必ず確認したい。反響データの自動取り込みができるだけで、1日あたり30分〜1時間の入力作業が削減される。また、LINE連携やSMS送信機能の有無も、追客効率を左右する重要なポイントだ。
領域②：物件管理システム（コンバータ）——入力作業からの解放
賃貸仲介業の現場で、最も「時間を食う」と感じられている業務の一つが、物件情報の登録作業だ。管理会社から届く物件データを、大手不動産ポータルサイトや自社サイトに1件ずつ入力する——この作業に毎日数時間を費やしている会社は珍しくない。
物件管理システムが解決する課題：
- 複数の大手不動産ポータルサイトへの物件情報の一括入稿
- 物件写真のAI自動分類とカテゴリ登録
- 成約済み物件の自動非公開処理（おとり広告の防止にも貢献）
- 物件データベースの一元管理と、最新情報のリアルタイム反映
物件コンバータと呼ばれるこの領域のツールは、1クリックで物件情報を複数メディアに掲載できるものもあり、導入企業からは「入力作業が90%削減された」との声も聞かれる。
選び方のコツ： 対応しているポータルサイトの数と種類、そしてデータ取り込みの精度をチェックすることが重要だ。また、自社で利用している基幹システムとの連携可否は、導入前に必ず確認しておきたい。連携が不十分だと、結局は二重入力が発生してしまう。
領域③：RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）——定型作業をロボットに任せる
RPAとは、人がパソコン上で繰り返し行う定型作業を、ソフトウェアロボットが自動で実行する仕組みのことだ。不動産業界では特に以下の業務で高い効果が報告されている。
RPAの活用シーン：
- 物件情報の収集と基幹システムへの自動登録
- 入居申込情報の転記作業の自動化
- 日報の自動作成と送信
- 契約更新時期の自動リマインド
ある管理会社の事例では、RPAの導入により、それまで7.5時間かかっていたExcelデータの転記作業が2.5時間にまで短縮された。また、3時間かかっていた情報収集業務がわずか5分に短縮されたという事例もあり、その削減効果は劇的だ。
選び方のコツ： RPAは「何を自動化するか」の設計が最も重要だ。いきなり大規模に導入するのではなく、まずは1つの定型業務に絞って試験導入し、効果を検証してから範囲を広げるアプローチが成功のカギとなる。月額1〜2万円台で特定業務だけを自動化できるサービスもあるため、中小規模の仲介会社でも手が出しやすい。
領域④：電子契約システム——ペーパーレスで顧客体験も向上
2022年の宅地建物取引業法改正により、不動産取引における重要事項説明書や契約書の電子交付が可能になった。この法改正を追い風に、電子契約の導入が急速に進んでいる。「不動産業界のDX推進状況調査 2025」でも、導入中・導入進行中のシステムとして「電子契約システム」は34.1%と上位にランクインしている。
電子契約が解決する課題：
- 紙の契約書の印刷・製本・郵送にかかるコストと時間の削減
- 契約書類の保管スペースの削減と検索性の向上
- 遠方の顧客との契約手続きのスピードアップ
- 印紙税の節約（電子契約は収入印紙が不要）
ペーパーレス化による年間200万円以上のコスト削減を実現した不動産会社の事例も報告されている。顧客にとっても、来店回数が減り、スマートフォンから契約手続きが完結するため、満足度の向上につながる。
選び方のコツ： 不動産取引に特化したテンプレートが用意されているか、既存の基幹システムと連携できるかは重要な確認ポイントだ。また、法的要件（電子署名法やe-文書法への準拠）を満たしているかどうかも、必ず確認しておこう。
領域⑤：生成AI活用——物件紹介文から情報収集まで
不動産業界における生成AIの活用は、想像以上に進んでいる。いえらぶGROUPの2025年の調査では、不動産会社の41.4%が生成AIを業務で利用していると回答した。さらに、今後利用したいと回答した会社は71.6%にのぼる。
生成AIの主な活用シーン：
- 物件の紹介文やキャッチコピーの自動生成
- 顧客対応メールの下書き作成
- 市場動向や競合情報の収集・要約
- 社内マニュアルやFAQの作成
「不動産業界のDX推進状況調査 2024」によれば、活用されている生成AIはChatGPTが約9割と圧倒的なシェアを占めており、用途としては「物件の紹介文の作成」「情報収集」「問い合わせ対応文の作成」が上位に挙がっている。
生成AIの導入は無料から始められるため、まずは社内の一部業務で試してみるのがおすすめだ。ただし、出力内容の事実確認や、個人情報の取り扱いには十分な注意が必要である。
失敗しないための”ツール選定チェックリスト”
ツールの種類がわかっても、実際に選ぶ段階で迷う経営者は多い。ここでは、導入の失敗を防ぐための実践的なチェックポイントを紹介する。
チェック1：自社の”ボトルネック”を特定する まずは、現場スタッフに「最も時間がかかっている作業は何か」をヒアリングすることから始めたい。感覚ではなく、実際の業務時間を計測すると、意外なところにボトルネックが隠れていることがある。
チェック2：既存システムとの連携を確認する DX疲れの最大の原因は「システム同士がつながっていない」こと。新しいツールを導入する際は、現在使用しているシステムとのデータ連携が可能かどうかを最優先で確認すべきだ。
チェック3：現場が”使いこなせる”操作性か 不動産DXに関する調査では、DXツールを選んだ決め手として「使いやすさ・利便性が高いから」が37.7%でトップだった。高機能なツールでも、現場のスタッフが使いこなせなければ意味がない。無料トライアル期間を活用し、実際の業務で試してから導入を判断しよう。
チェック4：サポート体制を確認する 導入後のトラブル対応や操作研修の有無は、ツールの定着率に大きく影響する。特に、不動産業界の業務特性を理解したサポート担当がいるかどうかは重要な判断材料だ。
チェック5：費用対効果を”時間”で計算する ツールの月額費用だけに注目するのではなく、削減される作業時間を人件費に換算して比較するとよい。月額3万円のツールで毎月40時間の作業が削減されるなら、時給換算で大幅な黒字だ。
「ツールの導入」と「経営の仕組みづくり」を同時に進めるという発想
ここまで個別のツールについて解説してきたが、もう一つ重要な視点がある。それは、ツール導入を「点」ではなく「面」で捉えるということだ。
CRM、物件管理、RPA、電子契約——これらを個別に導入すると、前述の「DX疲れ」に陥りやすい。理想的なのは、これらが一つの業務フローとして連携し、データが自動的につながる環境を構築することだ。
しかし、中小規模の賃貸仲介会社がゼロからこうした環境を構築するのは、コスト的にも人材的にもハードルが高い。ここで注目されるのが、フランチャイズ（FC）という選択肢だ。
たとえば、ハウスコムフランチャイズでは、加盟店に対して大手不動産テック企業の基幹システムを提供しており、コンバータ・顧客管理・契約管理の3点セットがロイヤリティに含まれている。つまり、個別にツールを選定・契約・運用する手間とコストを大幅に削減できるのだ。
ハウスコムは1998年の設立以来、約200店舗の直営店を展開してきた実績があり、そこで蓄積された業務ノウハウがFCのシステム設計にも反映されている。「どのツールを入れるか」だけでなく、「どう使いこなすか」まで含めたサポートを受けられる点が、独力でのDXとの大きな違いだ。
さらに、ハウスコムFCでは、本部が主体となって反響送客による支援や法人営業向けの支援も行っている。業務効率化のためのシステム導入にとどまらず、売上構築までを見据えた包括的な経営支援が受けられることは、経営基盤の強化を目指す不動産会社にとって見逃せないメリットだろう。
明日から実践できる”業務効率化の第一歩”
最後に、ツール導入の前に——あるいは並行して——すぐに取り組める施策を紹介する。
ステップ1：業務の”見える化”から始める まずは1週間、各スタッフの業務内容と所要時間を記録してみてほしい。「入力作業に1日3時間使っている」「追客メールの作成に毎回15分かかっている」といった具体的な数字が見えると、投資すべき領域が明確になる。
ステップ2：無料ツールで”小さく試す” 生成AIによる物件紹介文の作成、Googleスプレッドシートでの情報共有、チャットツールでの社内コミュニケーション改善など、コストゼロで始められることは意外と多い。
ステップ3：成功体験を社内で共有する 一つの業務が効率化された成功体験は、組織全体のDX推進のエンジンになる。小さな成功を積み重ね、それを社内で共有することで、ツール導入への心理的ハードルを下げていこう。
ステップ4：外部の知見を活用する 「DXに関する知識や経験が不足しており、取り組み方が分からない」——不動産DXに関する調査で、DXに取り組む予定がない理由のトップに挙がったのがこの回答だった。自社だけで悩む必要はない。業界に精通したFCやコンサルタントの知見を借りることで、回り道を避けることができる。
まとめ：効率化は”守り”ではなく”攻め”の経営戦略
不動産賃貸仲介業における業務効率化は、単にコストを下げるための「守り」の施策ではない。効率化によって生まれた時間とリソースを、顧客への丁寧な対応、新規エリアの開拓、スタッフの教育といった「攻め」の活動に振り向けることこそが、本来の目的だ。
DX経験者の76.2%が効果を実感しているという数字は、裏を返せば「動いた者が勝つ」時代に突入していることを意味する。自社の課題を正確に見極め、最適なツールを選び、実行に移す。その一歩が、1年後の経営を大きく変える。
もし「どこから手をつけていいかわからない」「システムの選定に不安がある」と感じているなら、すでに体系化された業務支援の仕組みを持つパートナーの力を借りることも、賢い選択肢の一つだ。ハウスコムフランチャイズへの問い合わせを通じて、まずは自社の課題を相談してみてはいかがだろうか。
本記事の内容は、2025年〜2026年に公表された各種調査データおよび業界動向をもとに構成しています。個別のツール導入にあたっては、最新の情報をご確認のうえ、ご判断ください。
